Une plateforme collaborative bien personnalisée s’adopte plus vite

Une question revient souvent dans les projets de plateforme collaborative et de réseau social : l’outil ressemblera-t-il à l’entreprise ? Cette question est légitime, puisque la personnalisation joue un rôle majeur dans l’adoption d’une nouvelle solution. Retour sur les critères de personnalisation qui incitent les utilisateurs à s’approprier leur plateforme digitale de travail.

Identité visuelle et ergonomie : le logo et la charte graphique de l’entreprise sont de véritables marqueurs qui font de l’outil collaboratif celui de son entreprise, et non un modèle standard. Il ne faut pas hésiter à aller dans les détails des préférences d’ergonomie. Arrondir l’angle d’un cadre, adapter la police de caractères, les couleurs et les formes sont autant d’ingrédients qui, réunis, offrent un environnement de travail familier, simple et clair aux utilisateurs. Ces derniers s’approprieront d’autant mieux la plateforme. Le tout aide aussi le community manager à mieux la promouvoir.

Terminologie propre à l’entreprise : le vocable propre à l’entreprise doit se retrouver dans son outil. Par exemple, si la plateforme propose par défaut des  « groupes » dans une entreprise qui a l’habitude de parler d’« ateliers », faire la modification donne des points de repère aux utilisateurs et lève toute ambiguïté. Cette personnalisation des termes est particulièrement importante quand l’outil est réservé à l’usage interne. Ouvert à des utilisateurs extérieurs, il pourra plus facilement suivre une terminologie générique. Exemple avec un réseau social : si un utilisateur peut avoir un statut « banni » de publication en externe, en interne, le terme peut sembler inapproprié et devra trouver le synonyme qui sonne juste pour l’équipe.

Espace de travail paramétré sur-mesure : au lancement d’une plateforme collaborative, rien de plus rédhibitoire qu’un espace de travail vide, même s’il est aux couleurs de l’entreprise. Y préparer des modes d’emploi ne suffit pas : trop impersonnelle, cette option peut donner aux utilisateurs le sentiment d’être livrés à eux-mêmes. Aussi, une réflexion en amont s’impose pour décider quels groupes et outils vont se présenter à l’écran à l’ouverture de la plateforme. Le choix va s’adapter à chaque profil d’utilisateur. Fil d’actualité, flux vidéo, carte des sites, annuaire avec des critères de recherche adaptés à l’usage, groupes de travail pertinents (notamment, un groupe de travail d’entraide pour la prise en main), ou autre widget : les outils immédiatement utiles doivent être disponibles. Pour l’utilisateur, le sentiment d’accueil d’un outil prêt pour son poste l’aide à se l’approprier.

Alain CARRIERE, DIRECTEUR COMMERCIAL, 06 51 79 97 35

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