Tero, bureau d’études coopératif spécialiste du développement rural, crée du lien et du partage sur Terosphère, son outil collaboratif

Terosphère permet aux professionnels et experts du développement agricole de Tero d’échanger sur leurs missions partout dans le monde, sans surcharge d’e-mails. La plateforme collaborative apporte également aux sociétaires de Tero une grande transparence sur les documents clés de la coopérative mis en ligne à leur disposition et dont ils peuvent prendre connaissance.

Créé en 2015 comme Société Coopérative d’Intérêt Collectif (SCIC), le bureau d’études Tero réunit près de 80 professionnels et experts internationaux du développement agricole et rural. Sa mission : renforcer les acteurs locaux dans le développement durable et équitable des territoires ruraux et les agricultures familiales et paysannes en France et à l’étranger.

Chaque année, les experts de Tero interviennent sur le terrain. Une dizaine d’entre eux sont basés à l’étranger, si bien qu’ils ne peuvent participer aux réunions de travail en France, parfois sur des périodes de deux à trois ans. Tero a donc cherché des outils pour fédérer ses équipes disséminées.

Limiter la prolifération d’e-mails, centraliser l’essentiel

Pendant un moment, Tero a entre autres utilisé les e-mails et les drives de partage de documents disponibles sur le Web. Ces pratiques ont vite rencontré des limites. Pierril Lacroix, l’un des experts de Tero, relate : « La communication par e-mail était trop invasive : elle imposait un sujet à tous les sociétaires à un moment donné. La gestion des réponses avec ou sans les autres destinataires posait aussi problème ».

De plus, en tant que SCIC, Tero doit mettre à disposition de ses sociétaires des documents clés en toute transparence, dont les rapports annuels, les comptes-rendus d’assemblée générale, les statuts de la société. Pour simplifier la démarche, le bureau d’études avait besoin d’un espace commun pour les centraliser et les partager.

Une plateforme sans complexité technique

Tero a décidé de s’équiper d’une plateforme collaborative pour faciliter en premier lieu l’échange d’informations et de documents. Parmi les solutions étudiées, la plateforme de Jade s’est distinguée pour son coût plus abordable, sa technologie open-source Elgg qui facilite le transfert de compétences et assure aux équipes de Tero une prise en main aisée.

Afin de personnaliser la plateforme aux attentes de Tero, Jade a mis en œuvre certaines options, notamment une fonction de double validation et un fil de discussion. Jade assure en outre un travail de veille et d’actualisation de l’outil.

Déployée depuis un an et demi, la plateforme Terosphere compte une soixantaine d’inscrits, soit trois quarts des membres de Tero. Elle leur permet de centraliser et de mieux partager informations et documents, mais aussi de créer du lien grâce aux interactions facilitées par l’outil.

Un outil collaboratif propice à la transparence

Sur sa plateforme collaborative, Tero met dorénavant à disposition de ses sociétaires tous les documents dont ils doivent avoir connaissance, mis à jour régulièrement. L’espace d’archivage offert par la plateforme favorise ainsi la transparence et la mise en commun essentielle des informations incontournables sur la société.

Pierril Lacroix indique un autre avantage : « La centralisation des documents clés nous permet de repérer plus rapidement l’information utile à valoriser sur nos autres outils de communication, en particulier notre site Web ».

Des échanges enrichis qui créent du lien

Terosphere a également renforcé le lien au sein de l’équipe. Le fil de discussion est particulièrement apprécié : « Dans ce fil de discussion, les sociétaires peuvent échanger en direct en choisissant les thèmes et le moment de leurs contributions. On voit les échanges et la participation de chacun, ce qui était pénible à faire par e-mail ». Ces échanges sont enrichis par six à sept groupes de travail. Ils permettent de donner des informations sur les missions réalisées et de présenter les appels d’offre qui donnent une visibilité sur l’activité à venir.

Terosphere apporte d’autres fonctionnalités qui aident les experts de Tero à mieux partager et pousser les informations : un planning des prochaines actions permettant à chacun de se positionner, une cartographie des missions, une rubrique photos pour mettre en avant les réalisations. Pierril Lacroix résume les principaux avantages : « Un outil didactique, une communication non-intrusive, le choix des sujets sur lesquels intervenir au moment voulu et la suppression de la question des destinataires que posait l’e-mail ».

Dorénavant, Tero entend monter en force sur l’usage de sa plateforme et continuer à la faire évoluer selon les suggestions collectives de ses utilisateurs, avec l’aide de Jade.

Alain CARRIERE, DIRECTEUR COMMERCIAL, 06 51 79 97 35

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