Plateforme collaborative : une communauté d’équipe ne se décrète pas !

L’espace de travail digital ne se réduit jamais à un simple outil technique. En instillant de nouveaux modes de travail collaboratif, il implique qu’une communauté d’équipe bien rodée se mette en place. C’est pourquoi il faut préparer chaque membre à entrer dans la danse dés le cahier des charges, bien avant le lancement.

Quand un nouvel outil technologique s’apprête à être déployé dans l’entreprise, la bonne pratique consiste toujours à prendre en compte l’humain. Un projet de plateforme ne fait pas exception, d’autant plus que sa dimension collaborative inclut un « usage ensemble », en plus des usages individuels des différentes fonctionnalités. Or, une communauté ne se décrète pas.

La réflexion en équipe comme point d’entrée

Afin d’initier une dynamique de communauté, tous les membres de l’équipe concernée doivent être sollicités. Dés la rédaction du cahier des charges, il est utile de les inviter à une réflexion destinée à identifier les besoins de travailler ensemble.

Par exemple, si un partage documentaire est au programme, quel est en est l’objectif exact pour l’équipe ? Informer ? Co-construire ? Valider ? Inspirer ? Interroger les principaux intéressés permet de les impliquer dans la genèse de la future communauté d’utilisateurs.

Créer l’équipe en même temps que l’outil 

La réflexion collégiale va se poursuivre au-delà du cahier des charges pour préparer chacun à changer ses habitudes de travail et ses réflexes de collaboration. Aux étapes suivantes du projet, les futurs utilisateurs doivent continuer à partager leur avis, leurs suggestions et, tout aussi important, à valider les choix du groupe.

Cette démarche donne l’opportunité de discuter des pratiques de travail, de tester de nouvelles fonctionnalités et les paramétrages les plus efficaces. Le tout prépare le déploiement de la communauté et l’adoption de l’outil dans ses usages collaboratifs. Un très bon moyen d’éviter le fiasco d’une plateforme collaborative sur laquelle personne ne collabore !

Faire valider la plateforme à son lancement

Au lancement de la plateforme, les membres de la communauté ont idéalement une bonne connaissance du projet et des avantages dont ils vont bénéficier dans leur travail collaboratif.

Il est pertinent de formaliser le tout, mais aussi les règles d’usage, et de confirmer que chacun cautionne l’outil. Faire valider une entente de collaboration qui synthétise le projet, les rôles et les usages de chacun permet de poser noir sur blanc ces modalités et de lever toute ambiguïté. Pour les utilisateurs, c’est aussi un jalon bien identifié à partir duquel se lancer dans le grand bain de la communauté en ligne sur la plateforme.

Alain CARRIERE, DIRECTEUR COMMERCIAL, 06 51 79 97 35

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