Plateforme collaborative : un bon remède contre l’infobésité des e-mails

Plateforme collaborative : un bon remède contre l’infobésité des e-mails

Le temps où l’e-mail offrait le principal outil de communication au travail est révolu. Aujourd’hui, sur une plateforme collaborative, de nombreux outils astucieux regroupent et rationalisent bien des échanges dans le travail en groupe. Exemple avec l’organisation d’un concert par un Big Band d’une vingtaine de musiciens, cas de figure aux nombreux points communs avec le quotidien au travail.

Tout le monde a vu sa messagerie inutilement encombrée par des emails de réponse à tous inappropriés, des messages contradictoires sur un sujet discuté à plusieurs, ou des questions auxquelles un précédent mail a déjà répondu sans être jamais consulté… L’échange d’emails n’est pas toujours la panacée pour organiser le travail en groupe.

Le recours à une plateforme collaborative pour mieux structurer les échanges permet d’éviter ces scénarios d’infobésité des emails. Elle permet aux professionnels d’échapper à l’engorgement de leur messagerie, de gagner du temps et en efficacité. En témoigne l’expérience d’un Big Band en pleine organisation de son prochain concert :

Gérer les agendas

Sollicité pour un concert, notre Big Band doit avant tout proposer une date au demandeur. Ses membres, musiciens amateurs, doivent recouper leurs disponibilités. Sur leur plateforme collaborative, rien de plus simple avec un outil dédié de type Doodle, mais qui offre en plus l’avantage d’être relié aux démarches suivantes.

En un même espace en ligne, chacun signale les créneaux possibles. Les disponibilités des autres sont visibles, ce qui permet d’éliminer tout de suite les plages auxquelles rien ne sert de se positionner tout seul. Économies d’emails : une bonne dizaine !

Récolter les avis par sondage

Une fois la date arrêtée, nos musiciens doivent se mettre d’accord sur la liste des morceaux à jouer. L’outil de sondage de la plateforme leur permet de construire collégialement la playlist idéale avec un système de vote. Sur une présélection large de morceaux, le choix final s’affine au fur et à mesure des contributions.

Pas de discussion inutile, pas de perte de temps ou de chassé-croisé d’avis divers. Tout le monde peut garder un œil sur le processus. Les morceaux qui ont le plus de suffrages s’imposent. Des liens vers les partitions pdf ou les enregistrements mp3 stockés sur la plateforme permettent de télécharger ou d’écouter les morceaux choisis. Rapide et efficace.

Communiquer les modalités de l’évènement

Tout est calé : date, programme, lieu. La plateforme synthétise toutes ces informations, avec des liens vers le sondage, la gestion des agendas – de quoi centraliser tous les ingrédients du concert à venir.

Chacun y accède au moment choisi, depuis son téléphone portable. Pas besoin de naviguer entre différents outils, pas de risque de perdre les informations, pas d’obligation d’envoyer un dernier email de confirmation à tous. Voilà comment, sur une plateforme collaborative, il est possible d’organiser un concert – ou un projet professionnel – sans email, en toute transparence et avec un gain de temps et d’efficacité considérable !

Alain CARRIERE, DIRECTEUR COMMERCIAL, 06 51 79 97 35

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