Plateforme collaborative : pour une adoption réussie, démarrez léger

Une plateforme collaborative dote les équipes de nouveaux outils pour gagner en efficacité. Mais elle implique souvent de revoir les habitudes de travail et son adoption peut rencontrer une certaine résistance au changement. Plusieurs bonnes pratiques aident à passer cette étape en douceur.

À chaque projet de plateforme collaborative, son objectif défini et le bouquet de fonctionnalités correspondantes. Toutefois, même paramétrée  sur mesure pour l’entreprise, une plateforme collaborative peut regorger de fonctionnalités et sa prise en main s’avérer difficile. Or, sans adoption de l’outil, pas d’utilisation ni de bénéfices à la clé. Pour éviter cet écueil, une démarche pas à pas permet aux utilisateurs de mieux appréhender leur nouvel outil collaboratif.

Ne pas déployer tout de suite 100 % des fonctionnalités

Au lancement de la plateforme, il est intéressant de n’activer que quelques fonctionnalités prioritaires par rapport à l’objectif du projet. Ainsi, les utilisateurs ne sont pas submergés de nouveaux outils et peuvent approfondir la prise en main de ces premières fonctions.

Par exemple, si l’objectif d’une plateforme tient à renforcer la cohésion d’équipe via des groupes d’échanges, il est pertinent de proposer dans un premier temps les fonctions d’album photo, d’événement, d’annuaire des membres. D’autres fonctions, comme le planificateur ou les sondages peuvent attendre. Elles seront d’autant mieux adoptées dans un second temps que les utilisateurs auront d’abord pris l’habitude de travailler avec la plateforme.

Ne pas déployer tout de suite 100 % des utilisateurs

Une bonne pratique consiste à accompagner de près de premiers utilisateurs – quelques personnes dans une PME, des groupes projets dans les plus grandes entreprises. Ces premiers utilisateurs vont se former à l’outil, en cerner les bénéfices et, également, faire des suggestions pour affiner l’outil.

Une fois que ces premiers utilisateurs ont pris en main la plateforme, ils peuvent transmettre leurs connaissances à leurs collègues. Dans ce modèle, l’entreprise gagne en autonomie pour diffuser l’adoption de l’outil à tous avec une cohésion renforcée entre premiers et nouveaux utilisateurs.

Compter sur son fournisseur aux premières étapes

Le fournisseur de la plateforme va aider ses clients à s’approprier l’outil. Selon le projet et les besoins de l’entreprise, il peut intervenir sur différents fronts pour assurer une adoption réussie :

D’une part, la formation à l’outil se focalise sur l’apprentissage de l’usage de l’outil. Courte – une journée en général – elle permet de mettre en selle les premiers utilisateurs qui formeront ensuite leurs collègues. Il s’agit de l’option idéale pour les entreprises prêtes à devenir rapidement autonomes sur leur outil.

D’autre part, l’entreprise peut avoir besoin d’être épaulée plus en amont, sur un périmètre plus large. Dés lors, le fournisseur offre un accompagnement dès l’origine du projet pour aider l’entreprise à définir sa stratégie collaborative, les objectifs, le cahier des charges de l’outil. La formation et l’assistance à l’usage viennent compléter ce suivi complet, une fois l’outil mis en œuvre.

Alain CARRIERE, DIRECTEUR COMMERCIAL, 06 51 79 97 35

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