Comment structurer avec bon sens les groupes de travail d’une plateforme collaborative ?

Les groupes de travail sont au cœur de l’activité collaborative d’une plateforme. Principal enjeu les concernant : bien les définir pour qu’ils apportent une réelle valeur ajoutée aux contributeurs. Comment les structurer ? Comment éviter les doublons et ne pas les démultiplier dans un souci d’efficacité ?

Structurer des groupes de travail pertinents sur une plateforme collaborative fait partie des étapes cruciales pour assurer l’utilité de l’outil et sa pleine adoption par les utilisateurs. Conçus idéalement avant de lancer la plateforme, les groupes de travail doivent correspondre aux besoins avérés de travail collaboratif dans l’organisation.

Les groupes se structurent avec les utilisateurs

Pour identifier les groupes à lancer sur la plateforme, il est impératif de mener un audit en interne avec les futurs utilisateurs. Ils sont évidemment les plus à même d’expliquer avec qui ils doivent collaborer, sur quels sujets, à quelle fréquence. Cet audit doit donner une vue d’ensemble des opérations et de leurs mécanismes, point d’autant plus important si l’entreprise est organisée en différents sites.

Grâce à cet examen, les groupes ne sont pas créés par approximation. Ils ne risquent pas d’empiéter les uns sur les autres ou d’être en surnombre. Il en résulte une structure de groupe permettant aux utilisateurs de canaliser leurs contributions à bon escient.

Ce tour d’horizon permet également de cerner les fonctionnalités nécessaires dans le travail – par exemple recherche rapide de personnes, de documents, de thématiques. Autant d’éléments qui doivent être actifs au lancement pour contrer les latences et les hésitations dans l’activité de ces groupes. Il convient également de donner à chaque groupe un titre significatif sur son axe de travail, utile pour les premiers utilisateurs comme pour ceux qui monteront à bord ultérieurement.

Adhésion aux groupes par défaut ou volontaire ?

Autre caractéristique à réfléchir pour chaque groupe : les modalités d’adhésion des nouveaux utilisateurs. Selon l’objet du groupe, la règle peut être plus ou moins directive.

Les espaces de travail à vocation « intranet » proposeront plutôt des groupes dans lesquels les utilisateurs sont inscrits par défaut. Leur contenu, par exemple des sujets RH ou des actualités de l’entreprise, concernent tout le monde et doivent avant tout trouver une visibilité. En général, le pilotage de ces groupes revient au community manager qui les fait vivre dans l’intérêt de tous.

Plus un groupe de travail en appelle aux contributions, à la publication de contenu, aux commentaires, plus il laisse les utilisateurs intervenir et choisir. C’est le cas, entre autres, des groupes centrés sur les résultats et indicateurs de performance. De plus, quand le groupe s’insère dans le réseau social de l’entreprise, les utilisateurs deviennent eux-mêmes créateurs de groupes sur leurs thématiques de prédilection.

Ces modalités d’adhésion peuvent toujours garder une certaine souplesse. Dans tous les cas, l’efficacité et le bon sens dans l’usage doivent primer !

Alain CARRIERE, DIRECTEUR COMMERCIAL, 06 51 79 97 35

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