Altoneo fédère ses équipes avec Alto’sphère, sa plateforme collaborative par Jade

Cabinet d’expertise comptable, Altoneo a réussi le pari d’orienter davantage son offre vers les services et l’accompagnement des clients. Ce virage pris en pleine réorganisation de l’entreprise a nécessité de nouveaux processus de travail. La plateforme collaborative de Jade a permis de mettre en place une communication groupe entre les équipes des différents sites.

Le groupe Atoneo propose différents services (expertise comptable, audit, commissariat aux comptes, social, droit, systèmes d’informations, gestion de patrimoine, conseils ……) en donnant la priorité à l’accompagnement des chefs d’entreprise. Issu du rapprochement de trois groupes en 2014, la naissance d’Altoneo a été l’occasion pour ses 16 associés de renouveler le positionnement et la stratégie de l’entreprise sur un marché de l’expertise comptable en pleine mutation. Aujourd’hui certifié ISO 9001, Altoneo compte 170 collaborateurs sur trois départements (Mayenne, Maine et Sarthe) en sept différents sites.

Favoriser la communication et la cohésion 

Christophe Merienne, associé d’Altoneo, relate « Au lancement d’Altoneo, tout le monde a été bousculé par la réorganisation. En particulier, nous ressentions le besoin d’instaurer une communication interne et une cohésion entre tous les collaborateurs qui, d’un site à l’autre, ne savaient pas ce qui se passait chez leurs collègues« . Par ailleurs, pour les services support installés à Angers et pour les associés responsables d’une activité support ou opérationnelle, la diffusion de l’information entre sites posait problème. L’information « redescendait » mal, verbalement comme par e-mail avec une surcharge des messageries.

L’équipe de direction a alors décidé d’équiper Altoneo d’un outil collaboratif pour fluidifier et rationaliser les échanges entres tous. « L’objectif recherché avec un outil collaboratif consistait à réduire les e-mails, à dynamiser la communication et à donner à chacun les moyens d’être acteur de cette communication. À la clé, la cohésion interne devait se renforcer« .

Sur recommandation, Altoneo a choisi une plateforme collaborative rachetée depuis par le Groupe Jade. Parmi les atouts décisifs de l’outil, sa technologie open-source qui préserve l’indépendance technologique d’Altoneo, des coûts abordables et une approche en cohésion avec l’intérêt d’Altoneo pour les modèles de la nouvelle économie et l’attention aux services.

Jade sécurise le déploiement de l’outil collaboratif 

Le déploiement s’annonçait mal, avec la faillite de l’éditeur d’origine, le déploiement commencé depuis six mois à peine et une démarche rapide d’Altoneo sur le projet, sans cahier des charges ni consultation des futurs utilisateurs. « Jade a pris le relais et nous a rapidement mis en confiance avec une grande qualité relationnelle. Ses équipes ont déployé l’outil, formé et accompagné nos collaborateurs à son usage. Ce point est essentiel pour que les avantages de l’outil soient bien compris, et l’outil lui-même adopté » indique Christophe Merienne.

Jade a également poursuivi le développement de l’outil. La plateforme a été configurée pour apparaître à l’écran au démarrage des ordinateurs. Jade l’a aussi connectée aux différents outils informatiques d’Altoneo – SIRH, outil de pilotage ISO, base de données des processus du groupe, site Web – mais également à des outils externes, dont le flux d’actualités juridiques de référence sur le marché. La plateforme Alto’sphère est ainsi devenue le portail d’accès à tous ces applicatifs internes ou externes.

Des fonctionnalités pour fédérer 

Aujourd’hui, les équipes d’Altoneo utilisent Alto’sphère au quotidien. Leur espace de travail collaboratif leur donne accès à un mur de communication libre, avec messagerie instantanée. Les collaborateurs peuvent y échanger en continu sur diverses questions de travail : appel à conseil, diffusion d’une information client, échanges de bonnes pratiques, mises en relations…

Un module d’actualités permet aux services support – RH, gestion interne, service qualité,  service marketing, etc. – de diffuser des informations clés, par exemple sur le pilotage ISO 9001, la gestion interne ou un nouveau processus. Alto’sphère permet également la création de groupes de travail par métier (audit, social, etc.) ou par fonction (pour les managers par exemple) dans lesquels faire circuler et partager des informations plus techniques sur les cœurs d’expertise, ou réservées à une catégorie de personnes clairement identifiées.

Enfin, les équipes d’Altoneo utilisent un module d’évènements sur lequel suivre les dates importantes dans la vie de l’entreprise – dont les dates d’anniversaire de toute l’équipe.

Pratiques et esprit d’équipe entérinés sur la plateforme 

« Alto’sphère est un pari réussi. Aujourd’hui, tout le monde va sur la plateforme et le taux d’usage avoisine 80 %. La majorité des utilisateurs a mis sa photo sur son profil, signe qu’ils se sont approprié la plateforme » note Christophe Merienne. Autre signe que la plateforme stimule l’esprit d’équipe : les dates d’anniversaire sont particulièrement suivies.

Aujourd’hui, l’outil collaboratif a permis de réaliser la transformation numérique des pratiques de travail internes. Malgré la configuration multisite, les équipes sont en contact permanent autour des questions de travail quotidien sur la plateforme. L’outil simplifie aussi diverses tâches, à l’image de l’annuaire interne en ligne qui évite de rechercher indéfiniment les numéros abrégés des autres sites – une fonctionnalité particulièrement appréciée par les assistantes administratives.

À l’avenir, Altoneo entend explorer davantage les possibilités offertes par la plateforme pour faciliter notamment la gestion de projet.

 

Alain CARRIERE, DIRECTEUR COMMERCIAL, 06 51 79 97 35

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